Vlot online afspraken inplannen
Afspraken inboeken met klanten, prospecten of relaties kan soms een werk van lange adem zijn, met heen-en-weer mailverkeer, virtuele vergaderzalen instellen enzovoort. Dat kan uiteraard veel makkelijker en zelfs (deels) geautomatiseerd met de juiste tools. We zetten de handigste op een rij.
Als je vlot toegankelijk wilt zijn voor je klanten en leads, helpt het dat ze makkelijk een afspraak met je kunnen inboeken. Liefst zonder eerst een paar keer over en weer te moeten mailen om een moment te vinden dat voor jullie beiden past. Goed nieuws: dat kan.
Er bestaan verschillende manieren waarmee klanten en leads zelf een geschikt moment in jouw agenda kunnen uitzoeken en een meeting met jou kunnen inplannen. Welke momenten je beschikbaar stelt, dat kies je uiteraard zelf.
Meetings als perfecte follow-up
Geautomatiseerde afsprakenplanners zijn een erg nuttige salestool. Denk bijvoorbeeld aan lead generation via marketing automation: downloadt iemand een whitepaper over een bepaald onderwerp op je site, dan kan je hem een geautomatiseerde follow-upmailsturen met de vrijblijvende vraag om een gesprek in te plannen rond dat onderwerp.
Afspraken plannen in HubSpot
Een van onze favorieten is de meetings-tool in sales- en marketingsuite HubSpot, een onderdeel van HubSpot Sales Hub.
HubSpot Sales Hub start vanaf €36,80 per maand. Naast de meetings-tool krijg je dan ook toegang tot een hele hoop andere features die de moeite waard zijn.
In HubSpot kan je een gepersonaliseerde boekingslink aanmaken op basis van:
- je met HubSpot gesynchroniseerde agenda
- de dagen die je beschikbaar maakt voor prospecten om een meeting in te plannen
- aangepaste tijdstippen die je voldoende tijd geven tussen meetings
- aanvullende vragen voor de prospect om de aankomende meeting zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Wanneer iemand een vergadering boekt, wordt die automatisch toegevoegd aan je agenda en krijgt je contact een uitnodiging, samen met details van de telefonische vergadering of videocall. Als je tenminste Zoom of Google Meet hebt gekoppeld aan je HubSpot-account.
TIP: Je kan de link met je beschikbaarheden verzenden via e-mail of op je website zetten, bijvoorbeeld met een call-to-action-knop.
Er zijn ook heel wat personalisatiemogelijkheden, zoals aangepaste kleuren en logo's om ervoor te zorgen dat de planningstool nauw aansluit bij je branding. Een foto van de persoon met wie de meeting wordt ingepland is uiteraard ook een must.
Een extra pluspunt: HubSpot bewaart de meetingaanvragen ook in je CRM, zodat je makkelijk kan bijhouden welke contacten vergaderingen met je team inboeken.
Meetings boeken met Calendly
Geen HubSpot-gebruiker? Dan is Calendly een goed alternatief. De basisversie is gratis, maar ondersteunt slechts één vergadertype en toont het Calendly-watermerk tijdens je meetings.
De Premium-versie biedt meer mogelijkheden, zoals groepsboekingen, gepersonaliseerde meldingen, geautomatiseerde herinneringen en sms-notificaties. Je kan dan ook je eigen branding integreren.
De basisversie van Calendly is gratis. Voor Premium betaal je $8 per gebruiker per maand, voor de Pro-versie wordt dat $12 per gebruiker per maand.
Net zoals HubSpot synchroniseert Calendly met jouw agenda en laat het klanten toe om in real-time zelf een afspraak met jou in te plannen. Het proces is eenvoudig: je laat Calendly je beschikbaarheidsvoorkeuren weten en deelt daarna je gepersonaliseerde Calendly-link. De ontvanger prikt een moment in je agenda binnen de beschikbare timeslots. Je kan Calendly uiteraard ook gewoon op je website plaatsen.
Om dubbele boekingen te vermijden plaatst Calendly vervolgens automatisch de afspraak in je Outlook- of Google-agenda. Eens de afspraak is geboekt ontvangt de respondent een bevestigingse-mail met daarin alle gegevens van de geboekte afspraak en een link om de afspraak aan zijn eigen agenda toe te voegen.
Calendly integreren met andere tools
Calendly kan gekoppeld worden aan heel wat andere platformen die je misschien in je marketingstack hebt. Enkele voorbeelden: MailChimp, Salesforce, Zapier, Google Analytics, Slack en zelfs PayPal. Je kan Calendly ook integreren met videoconferencingtools zoals Zoom of Gotomeeting. Deze integraties zijn niet beschikbaar in de gratis versie.
Gebruik de Facebook Afsprakenplanner
Sta je vooral via Facebook in contact met je klanten? Dan is de Facebook Afsprakenplanner misschien wel iets voor jou. Met deze planner kan je afspraken accepteren en beheren, klantgegevens verzamelen en afspraakherinneringen verzenden, zelfs van op je telefoon.
De Afsprakenplanner is een laagdrempelige manier om klanten via jouw Facebook-bedrijfspagina eenvoudig een afspraak bij je te laten inplannen.
Van zodra je deze tool implementeert zal de planner bovenaan je Facebook-bedrijfspagina verschijnen. De bezoeker selecteert de dienst waarin hij of zij interesse heeft en selecteert vervolgens een beschikbare datum en tijdstip. Zodra jij de afspraak bevestigt, krijgt de bezoeker meteen een melding via Messenger.
Meer afspraken dankzij advertenties
Als je echt trafiek wil genereren naar je boekingspagina, overweeg dan om je ‘Nu boeken’ call-to-action te ondersteunen met advertenties. Dankzij alle data van je volgers kan je op Facebook makkelijk de juiste doelgroep bereiken.
Afspraken worden gesynchroniseerd met je Google-agenda en je kan ook een eigen boekingslink versturen via e-mail of op je website plaatsen. Zijn je klanten ook actief op Instagram? Zorg dat zeker dat je Facebook- en Instagrampagina's met elkaar verbonden zijn en voeg de 'Nu boeken'-knop toe aan je Instagram-profiel.
De planner heeft nog andere handige features aanboord, zoals het versturen van herinneringen en bevestigingsberichten via sms of Messenger. Je kan ook meerdere boekingen toestaan op hetzelfde moment, al moet je die manueel goedkeuren.
Je sales- en marketingflow optimaliseren?
Wil je zelf graag een afsprakenplanner integreren in je workflow of op een andere manier je sales- en marketingaanpak stroomlijnen? We helpen je graag verder.
Neem contact op