De beste tools voor thuiswerk, virtuele meetings en webinars
Een onderneming draaiende houden zonder fysiek contact kan een behoorlijke uitdaging zijn. In deze tijden van verplicht thuiswerk is het dan ook belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan en je collega's optimaal te ondersteunen zodat ze hun job vlot kunnen blijven doen. In deze blogpost lees je tips en tools om nog beter thuis te werken.
Naast je huisgenoten mag je nog in contact komen met één buddy, als je tenminste anderhalve meter afstand bewaart. Niet evident om efficiënt te blijven communiceren met je collega's, maar gelukkig zijn er heel wat goede online tools om toch dat realtime contact te blijven houden.
De beste communicatietools
Voor een realtime teamchat raden wij Slack aan, een tool die we bij Intracto intensief gebruiken. Je kan per afdeling, project, interessegroep of zelfs voor individuele gesprekken chats aanmaken. Slack is in de eerste plaats een tool voor intern gebruik, maar je kan ook externe gebruikers toevoegen aan specifieke kanalen.
Om snel een meeting te houden in kleinere groepen en met externe personen, kan je onder andere terecht bij Whereby of Google Meets. Je hoeft niets te installeren, alleen een link te delen. Zo kan je ook op je smartphone deelnemen aan de meetings. Google Meet is geschikt voor gesprekken tot 30 personen. Bij Whereby ben je in de gratis versie beperkt tot vier personen.
Ook Zoom is een geschikte en vaak gebruikte applicatie voor grote teammeetings of webinars. Sinds de uitbraak van de coronacrisis groeide het gebruik van de tool exponentieel, wat even tot wat privacy-issues leidde. Intussen brengt het bedrijf elke dag updates uit om die uit de wereld te helpen.
Mag het voor jou toch wat informeler, dan zijn WhatsApp en Messenger ook een goede optie om een videocall te doen.
Online vergadertip
Praat tijdens de meetings niet allemaal door elkaar. Stel daarom een gespreksleider aan die anderen aan het woord kan laten. Orde, structuur en geen oorsuizingen gegarandeerd. Zorg ook dat iedereen zijn microfoon uitschakelt tenzij hij of zij aan het woord komt. De meeste vergadertools hebben een push-to-talk-functie.
Doe meer met social media
Lockdown of niet, blijf inzetten op de online interactie tussen je bedrijf en je publiek, bijvoorbeeld via social media. WhatsApp, Messenger en Instagram zijn bijvoorbeeld handig om als lokale handelaar bestellingen door te geven. WhatsApp biedt ook WhatsApp Business aan, een aanrader voor kleine en grote ondernemingen. Je sluit je aan op het kanaal waar je doelgroep zich bevindt en kan automatisch berichten versturen, sorteren en er snel op antwoorden. Via de zendlijst-functie kan je zelfs korte updates delen.
Inspireer met livestreams en webinars
Facebook, YouTube, Instagram, Twitter, LinkedIn … Ze bieden allemaal de mogelijkheid om live vragen te beantwoorden. Kan je niet kiezen op welk kanaal je het best je livestream uitzendt? Gebruik dan het dashboard van OBS. Hiermee zend je je livestreams op verschillende kanalen tegelijk uit.
Organiseer je liever een webinar, gebruik dan WebinarGeek, Zoom of Google Meet. Bij Intracto gebruiken we op dit moment Zoom voor onze webinars, onder andere voor de integratie met HubSpot.
Is realtime interactie met je kijkers niet essentieel, post dan een video. Met de app AutoCap kan je je video's automatisch laten ondertitelen.
De isolatietoolkit van Intracto
Bij Intracto gebruiken we in deze coronatijden eigenlijk dezelfde tools als anders, wat ervoor zorgt dat onze manier van werken grotendeels hetzelfde kan blijven. Onze interne communicatie verloopt via Slack en Gmail, voor meetings en webinars rekenen we op Google Hangouts en Zoom en projectmanagement vindt plaats in JIRA.
Vlot samenwerken en brainstormen
Van thuis uit werken wil ook zeggen online samenwerken. Ideeën uitwisselen, brainstormen … Met G Suite kan je via Google Docs, Spreadsheet, Presentaties en Jamboard samen werken in documenten. De tool MindMeister van MeisterTask zorgt dat je samen aan mindmaps kan werken. Zo kan je brainstormen met MindMeister en de taken meteen overzetten naar MeisterTask.
Interactieve sessies op afstand
Voor het houden van interactieve sessies in de breedste zin van het woord (persona’s, customer journeys, value propositions etc.) gebruiken onze Nederlandse collega's de tool Miro. Dat is een online whiteboard waarmee teams zeer effectief vanop afstand kunnen samenwerken. Onze ervaring is zeer positief!
Wat Miro goed maakt:
-
Werkt in browser, dus geen installatie nodig.
-
Registreren is gratis.
-
Videobellen tijdens sessie (gezichten zichtbaar) kan in goede kwaliteit.
-
Je kan vooraf opgestelde templates tegelijkertijd en gezamenlijk bewerken.
Miro in actie
Gebruikerstesten op websites en apps
We deden ook onderzoek naar het op afstand testen van een website of app. Hier hebben we zeer positieve ervaringen met Lookback. Met deze tool kunnen we begeleid door ons of onbegeleid (op basis van zelf uit te voeren taken) mensen door een website of app loodsen.
De voornaamste pluspunten van Lookback:
-
Zeer eenvoudig in gebruik en installatie (op laptop of telefoon).
-
Werkt soepel op elke wifi-verbinding.
-
Alle tests worden opgenomen.
Trending
Google Trends toont mooi aan hoe het zoekvolume van enkele populaire communicatietools is geëxplodeerd sinds het uitbreken van de crisis.
Organisatie- en planningstools
Op zoek naar manieren om je werk ook thuis goed te plannen en je aandacht erbij te houden? Met Trello kan je je taken en to do’s beheren en projecten opvolgen. Om de tijd die we spenderen aan projecten nauwgezet bij te houden, gebruiken veel van onze collega's bij Intracto Toggl. We kunnen het zelf niet beter verwoorden dan Toggl zelf: ‘The simplest time tracker to help you get things done.’
De tracker houdt je tijd bij en hoeveel deze waard is en hij stuurt herinneringen als je je tijd vergeet te tracken. Ben je toch eens afgeleid? Met IFTTT kan je instellen dat je een e-mail krijgt bij een gemist gesprek. Of vergeet je wel eens te pauzeren? IFTTT gebruikt discolampen om jezelf een pauze te dwingen en schakelt de lampen uit wanneer het tijd is om te stoppen.
Tips voor een stabieler internet
Als je dan die drive gevonden hebt, gemotiveerd bent om te werken en de kinderen je eindelijk met rust laten is er nog één ding dat niet mag ontbreken: een goede internetverbinding. Het verkeer en de files op de weg verplaatsten zich naar het onlineverkeer. YouTube en Netflix moesten hun videokwaliteit al verlagen door de stijging in verkeer. Met deze tips kan je je thuisverbinding verbeteren:
- Heb je thuis een verouderde modem, dan kan je best een recenter toestel aanschaffen met een verbeterde geïntegreerde wifi-router.
- Check ook eens op welk wifi-kanaal je router uitzendt en of dat kanaal nog niet vol zit met signalen van de buren. Als dat het geval is (en je router ondersteunt het) kan je overschakelen naar het 5 GHz-signaal, want dit verspreidt zich minder ver en zal dus dunner bevolkt zijn.
Maak je organisatie wendbaar in crisistijden
Stevige digitale fundamenten helpen je onderneming om zich snel aan te passen aan onvoorziene omstandigheden. Loop je door de coronacrisis tegen je limieten aan? We helpen je graag de juiste oplossingen te voorzien.
Neem contact op