Hoe je websites uit 18 landen migreert in 2 maanden

Van 18 sites naar 1 multisite

Intracto kreeg de vraag om de content van 18 verschillende websites voor 18 verschillende landen (uit Europa, Zuid-Amerika en Oceanië) te migreren naar 1 gezamelijke website. Dat was geen kleintje, onder meer omdat al deze websites een andere CMS gebruikten. De nieuwe, gezamenlijke site kreeg Sitecore als CMS.

Twee sites per week

Intracto Herentals zette vijf krachten op het project, waarvan er twee wekelijks 20 uur de tijd kregen om content, foto's, metadata en footers over te zetten. Dat kwam neer op een tempo van ongeveer twee websites per week. Gelukkig zorgden onze collega's van Valtech al voor een duidelijke structuur en een algemeen design. Ze gaven de teams van Intracto ook een korte training via videoconferentie.

We kozen er bewust voor om eerst de grootste website aan te pakken, namelijk die voor Ierland. Van zodra deze site volledig was opgemaakt, gold hij als voorbeeld voor de overige 17. Het werk voor die eerste site was erg arbeidsintensief. Er werden heel wat uren in geïnvesteerd en er kroop heel wat leergeld in, maar deze investering verdienden we ruimschoots terug bij het aanpakken van de overige 17 sites.

Sterk staaltje samenwerking

De vier teams uit evenveel Intracto-campussen in België en Nederland hadden elk hun eigen taak in het proces. Zo kon iedereen op zijn eigen tempo werken en liep niemand elkaar voor de voeten. Een goede communicatie was uiteraard onontbeerlijk. Gezien de aanzienlijke fysieke afstanden tussen de teams verliep deze communicatie hoofdzakelijk online. 

Strak stappenplan

Een accountmanager verzamelde en bundelde alle content en feedback, zodat de teams zich volop konden focussen op de content-migratie zelf. Ook stelde de accountmanager een stappenplan op:

1. Stap 1. Aanleveren van de juiste structuur: voor elke site werd een content-map klaargezet. In een spreadsheet werd schematisch voorgesteld hoe de structuur van de website er moest uitzien en wat de pagina's en titels waren.
2. Stap 2. Opmaken van de juiste in-sitestructuur: voor elk land werd de structuur klaargezet in de CMS, zodat de content vlot kon ingevoerd worden. Een korte, maar erg belangrijke stap!
3. Stap 3. Opladen afbeeldingen en video's: na de content mapping en het opmaken van de in-sitestructuur, kon makkelijk bekeken worden welke bestanden waar moesten komen. Afbeeldingen, video's en pdf's werden opgeladen. Er werd een spreadsheet gedeeld met de locaties en benamingen van alle afbeeldingen. Zo werd foto's toevoegen eenvoudig en konden de juiste ALT-tags ingesteld worden.
4. Stap 4. Invoegen content/metadata: nogal wat copy van de 'oude' websites kon overgedragen worden naar de nieuwe sites. Teksten werden gekopieerd als platte HTML en zonder enige opmaak geplakt. Daarna werden ze opgesmukt in lijn met de nieuwe site. Met veel aandacht voor SEO werd de metadata ingevuld. Elke pagina werd voorzien van de juiste titel, metadiscriptie, H1-H2-H3 tags en ALT-tags. Niet enkel het design kreeg dus een facelift, de website werd ook klaargestoomd voor zoekrobotten anno 2020.
5. Stap 5. Controleren en afwerken: aan het einde van de rit voerde een team een kwaliteitscontrole uit, waarna hun feedback werd verwerkt.

Kwantiteit en kwaliteit

Dankzij een secure planning, een optimale voorbereiding en mooi teamwerk slaagden we erin om 18 websites in 2 maanden tijd op te leveren. Mits een goede organisatie kunnen kwantiteit en kwaliteit dus prima hand in hand gaan!