Is digitaal ondertekenen betrouwbaar?
Documenten digitaal ondertekenen kan je administratie een pak vereenvoudigen. Maar welke vormen van digitaal tekenen zijn er en in hoeverre zijn ze betrouwbaar en rechtsgeldig? Onze legal counsel Laura verduidelijkt.
Als digital agency werken we graag zoveel mogelijk paperless. Dat trekken we door tot in onze dagelijkse werking en geldt dus evenzeer voor formele zaken zoals het ondertekenen van contracten. Ook onze klanten willen we hierin motiveren. We denken dus graag mee na op welke manier we digitaal handtekenen kunnen implementeren in hun projecten.
Waarom een handtekening nodig?
Een handtekening heeft een dubbele functie:
- De identiteit van een persoon vaststellen.
- Die koppelen aan het gegeven akkoord op de tekst die de handtekening voorafgaat.
De belangrijkste toepassing is uiteraard het ondertekenen van een overeenkomst. Een handtekening geeft dan aan dat de ondertekenaars de inhoud (rechten en verplichtingen) van de overeenkomst kennen en er mee akkoord gaan.
Hoewel een handtekening voor een overeenkomst (op verschillende uitzonderingen na) niet altijd noodzakelijk is, wordt dit een belangrijk bewijsmiddel in geval van discussie over de zaken waarover de partijen een bindend akkoord hebben bereikt.
Uniforme wetgeving rond digitaal tekenen
Vroeger gold dat enkel een geschreven handtekening rechtmatig bewijsmiddel kon zijn in de zin van de wet. Naarmate de digitalisering steeds meer zijn weg vond in de maatschappij werd er vanuit Europa gekeken naar een manier om digitale handtekeningen gelijk te stellen met fysieke handtekeningen en dit te uniformiseren over alle lidstaten heen. Dat leidde tot Europese wetgeving die algemene voorwaarden oplegt waaraan een digitale handtekening moet voldoen en verduidelijkt ook welke vormen er zijn.
Welke soorten digitale handtekeningen zijn er?
Volgens de Europese wetgeving zijn er 3 vormen te onderscheiden:
1
Gewone ‘elektronische’ handtekening
Bij een gewone elektronische handtekening komen er geen tools ter verificatie aan te pas. Het gaat dan bijvoorbeeld over het fysiek tekenen van een contract met inkt om vervolgens in te scannen en dan van de tegenpartij hetzelfde te vragen.
Hoewel deze manier van werken in principe rechtsgeldig is zal de bewijswaarde van dergelijk document klein zijn. Op het moment van een potentieel geschil is de afkomst van dergelijke handtekening en de zogenaamde integriteit van het document moeilijker te achterhalen. De handtekening kan met andere woorden nagemaakt zijn en ook het document kan zijn aangepast.
Voor weinig complexe transacties kan dit zeker gebruikt worden maar dan rekening houdend met het feit dat de bewijswaarde laag is. Andere voorbeelden van een gewone elektronische handtekening zijn aanvinkvakjes, een pincode, een handtekening in een e-mail, enz.
2
Geavanceerde elektronische handtekening
Een geavanceerde elektronische handtekening wordt door de wet gedefinieerd als volgt:
- op unieke wijze verbonden met de ondertekenaar;
- maakt de identificatie van de ondertekenaar mogelijk;
- is gemaakt met behulp van de creatiedata van de elektronische handtekening die de ondertekenaar kan gebruiken met een hoog niveau van vertrouwen
- is gekoppeld aan de gegevens die op dezelfde manier zijn ondertekend zodat elke wijziging daarna detecteerbaar is.
Eenvoudiger gesteld worden er bepaalde gegevens gekoppeld aan een digitaal bericht (bv. de overeenkomst) en op die manier kan de ondertekenaar op unieke wijze geïdentificeerd worden. Ook kan men er door datzelfde beveiligingsmechanisme van uitgaan dat het document niet gewijzigd is.
Er zijn op dit ogenblik verscheidene tools op de markt die dergelijk vorm van handtekenen aanbieden, bijvoorbeeld, Adobe Sign, Docu Sign, enz.
Een geavanceerde elektronische handtekening kent al meer garanties dan een gewone elektronische handtekening maar is nog steeds niet 100% waterdicht. Je bent nooit helemaal zeker dat de ondertekenaar zelf zijn handtekening heeft gezet.
Deze vorm van handtekeningen komt veel voor in de praktijk maar is dus niet gelijkgesteld met een schriftelijke handtekening.
3
Gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekening
De meest complexe handtekening is de gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekening. Die voldoet aan de voorwaarden van de geavanceerde handtekening zoals hierboven vermeld maar maakt daarnaast ook gebruik van unieke gekwalificeerde elektronische certificaten om het proces te beveiligen.
Praktisch gezien wordt er een sleutel aangemaakt die enkel door de ondertekenaar kan beheerd en ingezet worden. Het aanmaken van de handtekening gebeurt dan ook op unieke en vertrouwelijke basis en kan dus in principe niet nagemaakt worden.
Enkel aanbieders van certificaten die erkend zijn door de Belgische overheid kunnen dergelijke vorm van digitaal handtekenen aanbieden. Dit zijn zogenaamde ‘Qualified Trusted Service Providers’. De actuele lijst van de providers in België wordt gepubliceerd op een Europese portaalsite.
Geldig tot het tegendeel bewezen is
Het belangrijkste kenmerk is dat de gekwalificeerde elektronische handtekening door de wet automatisch gelijkgesteld wordt met een handgeschreven handtekening. In een geschil zullen gekwalificeerde e-handtekeningen worden verondersteld geldig te zijn tot het tegendeel is bewezen.
Een voorbeeld van een gekwalificeerde en geavanceerde handtekening is de toepassing Itsme® of de beveiligde ondertekening via eID. In een vorige blog kon je al lezen over de voordelen van een Itsme-integratie.
Interessant voor jouw project?
De keuze van het implementeren van een of andere vorm van digitaal tekenen hangt af van verschillende factoren, waaronder de complexiteit van mogelijke transacties en de nood aan een sterk bewijskracht. We kijken graag mee naar welke integratie voor jouw project nuttig kan zijn.
Neem contact op